雖然虛擬團隊與行動辦公室的情況愈來愈多,不用見面、不用聚集在一起的人,照樣可以組成任務團隊,完成工作。但是工作者與研究團隊的專家都非常清楚,能夠親身接觸、面對面溝通的傳統實體團隊,仍然是最佳工作方式。  要讓虛擬團隊順利工作、發揮最大的效果,必須從一開始的團隊組成與設計就考慮清楚。下面是專家建議的組成虛擬團隊的考慮事項:   1.有些工作不適合運用虛擬團隊來進行。如果工作是連續性非常高的、整合性非常大的,就不大適合運用虛擬團隊來進行,因為團隊成員必須經常聚在一起來回討論。招募、交易、創新、維持關係這些需要分享複雜資訊的活動,最好不要採用虛擬‘團隊,還是面對面溝通比較能夠達到效果。   2.挑選適合虛擬團隊特質的人,就成功了一半。理想的虛擬團隊成員應該是自動自發主動性強,不需要很多細節與工作架構的指示就可以工作。  經常需要從與人互動中得到刺激、需要額外協助工作才能保持在穩定的軌道上、科技能力差的人員,不太適合進入虛擬團隊。如果一定要將這樣的人納入團隊,他們在加入團隊之前,先給予團隊合作、計劃工作、運用和溝通等的相關訓練。  個人淘通習慣也是考慮條件之一。既樂於又善於淘通的人,才可能是適當的成員,因為他們主動與清楚的溝通習慣,有助於降低無法見面、必須透過冷漠的科技來溝通的困擾。   3.隨時檢視團隊是否具備虛擬合作成功條件,包括:  工作目標與焦點清楚,成員可以自我評估進度與是否符合目標。  團隊成員了解合作需要克服的困難,並且知道如果發生危機,每個人的工作、聯絡對象為何,也清楚危機決策的層級。  成員主動性強、積極溝通、互動愉快並且是行動導向的。  團隊每有一點成績就找機會慶祝,並且建立虛擬茶水空間,讓大家閒聊工作之外的主題。  虛擬團隊成功第二步——誰是合適的領導人?  虛擬團隊面對很大的互信與凝聚力的挑戰,其中成敗的最大關鍵就是團隊領導人,他必須有不一樣的特質與工作重點。   1.調整領導風格,不重過程,改而注重結果。一般的經理人是過程導向,每天從辦公桌盯到茶水間,看到部屬流血流汗而確知他們努力工作。這在幾乎見不著面的虛擬團隊是行不通的。領導人必須學會看結果而輕過程,要放鬆所習慣的傳統掌控,相信成員即使在視線之外,也會竭盡全力。雖然一開始失去閒聊與監控,領導人可能渾身不自在,但是這是必要的改變。習慣之後,還要把日日監督換成隨時教導,幫助成員既自主又能有最好的表現。   2.具備對科技工具的了解與運用的能力。科技是虛擬團隊存在、運作與生產力的重要命脈,所以領導人除了一般的管理能力外,還要了解科技,尤其是要了解每一種科技工具的適用範圍與局限,以及電手溝通的特性,才能帶領團隊建立社群感,順利合作。  在常用的科技工具中,電子郵件適於發送訊息給群體,不適合移轉知識或是刺激創意;要腦力激盪,可以用電子會議,讓大家公開討論;要向一群人宣佈時,可以採用網路廣播;需要臨場感的時候,就要用視訊會議。   3.善於建立團隊凝聚力與主持會議。領導人除了應該要訂出加強團隊互動的原則、溝通時間表之外,還可以給團隊一個名字,讓大家有認同、歸屬感。  主持會議是領導人的重要工作,這在經常虛擬、難得見面的會議情況更為重要。不論是進行視訊或是面對面會議,領導人都要明確說明目標、讓大家不要失焦,讓大家在分道揚鑣之前清楚掌握重點。   4.樂於幫成員大作廣告。雖然虛擬團隊的獎懲標準與實體團隊一樣,但因少與高階打照面,較難得到肯定與升遷機會。經理人必須樂於為沒有出現在組織中的成員宣傳,讓他們得到肯定和有成就感。  虛擬團隊成功第三步——怎樣溝通才會通?  大家都知道,虛擬團隊工作最大的難題,就是溝通。要做好虛擬團隊的溝通,專家有下列建議:   1.制定明確的團隊溝通原則與時間表,並且強力執行。團隊從一開始就要建立溝通共識,包括如何立即回復電子郵件、何時使用視訊會議、誰有決策權,因為大家無法在走道上或是午餐時間加強溝通。  有經驗的領導人會在虛擬團隊組成之時給團員一份行前計劃書,其中就包括解釋工作流程、溝通原則、進度報告與會議時間。例如說明任一成員與客戶聯絡後,要將聯絡內容以電子郵件告訴所有成員,才不會有人詢問客戶同樣的問題。   2.盡可能利用看得到的溝通方式。有聲音的比沒聲音的好,有影像的比沒影像的好,這是不變的道理。所以,如果可能,就使用多方通話或是視訊會議。如果工作進行中都無法實體聚會,最好能在團隊一組成時先來一次聚會,讓大家看看彼此的面。  如果長期團隊都無法聚會或是用視訊會議見面,甚至可以鼓勵成員分享彼此的照片。對於懶於溝通的人,尤其要加強海通。如果有新成員加入,要發送歡迎訊息給所有人,其中要包括所有成員的電話與電子郵件地址、附上新成員的簡歷,並要求新成員附上自我介紹,讓所有的成員認識他,也鼓勵他與大家聯絡。   3.溝通要即時、正面、言之有物。虛擬團隊重結果,溝通內容要重實際的協助,而且愈立即愈好。由於書面文字有時候比口語更容易傷人,而且既沒有非語言訊息緩和、又無法觀察對方的反應、對方又可能是在孤立的情境,所以要特別留意遣詞用字,不論是建議或批評,最好都以正面的方式措詞。   4.鼓勵進行非正式的溝通。即使虛擬,大家還是需要聯絡情感。所以要多鼓勵大家在電腦線上做非正式的溝通,在視訊會議開始之前,留有一段時間大家閒聊。如果遇上成員生日或是做到一定成績,也可舉行虛擬聚會大肆慶賀,或是送個蛋糕給不在場的成員. 

公司成立公司-虛擬辦公虛擬辦公室-公司註冊服務公司註冊
創作者介紹

心中的百合

jade3link 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(0) 人氣()